Date de publication : 14 novembre 2022.
Objet
Dans le cadre de la fourniture de ses services, Mailo est amené à procéder au stockage et au traitement de vos données personnelles. Les présentes Règles de confidentialité font partie intégrante des Conditions Générales d'Utilisation de Mailo et visent à indiquer quelles données sont stockées et comment elles sont utilisées, comment vous pouvez accéder à vos données, les mettre à jour et les supprimer. Mailo s'engage ainsi à respecter votre vie privée et vos données personnelles selon ces règles.
Toutes les opérations sur les données personnelles sont réalisées dans le respect de la réglementation en vigueur en France, notamment la Loi n°78-17 « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978, modifiée et mise en conformité avec le Règlement européen sur la protection des données (RGPD) en 2018. Les échanges sont soumis au secret de la correspondance, tel que défini aux articles 226-15 et 432-9 du code pénal et par l'article L 33-1 du code des postes et des communications électroniques.
Vos données
Vous fournissez certaines données directement, notamment lorsque vous créez un compte Mailo, chargez un document sur le disque virtuel ou demandez de l'aide. Mailo génère de son côté des données à des fins exclusivement techniques. Toute utilisation des données dans des buts autres que ceux exposés dans les présentes Règles de confidentialité nécessite votre accord explicite.
1. Les données de votre compte
Date de création du compte et de dernier accès
Mailo conserve pour des raisons techniques la date de création de votre compte et date du dernier accès au compte.
Historique de connexion
Pour vous permettre d'avoir une vue d'ensemble de l'utilisation des services Mailo et vérifier qu'aucune connexion anormale à votre compte n'est survenue, l'historique de vos sessions (date de connexion, type de connexion et adresse IP) est stocké durant 1 mois. Ces données sont supprimées automatiquement au bout d'un mois. Par ailleurs, vous pouvez à tout moment y accéder dans les Options à la rubrique Votre compte et les supprimer vous-même.
Historique de communication avec Mailo
Lorsque vous contactez Mailo par e-mail, un historique des échanges est conservé afin de mieux comprendre et résoudre les problèmes que vous rencontrez.
Données de configuration et préférences
Mailo stocke des données liées au paramétrage et à l'utilisation des services que vous utilisez. Cela inclut entre autres les modèles de messages, les filtres, les flux RSS, les données de partage en cours ou la liste des rappels configurés.
2. Les contenus que vous confiez à Mailo
Les services Mailo vous permettent de communiquer, de stocker des fichiers, de collaborer avec d'autres utilisateurs et de travailler sur plusieurs appareils. Pour rendre cela possible et simple d'utilisation, Mailo stocke, traite et transmet les contenus que vous lui confiez (tels que vos messages, vos fichiers, vos photos, vos événements et vos contacts).
Traitement de vos contenus
Il est rappelé que le courrier électronique est soumis au secret des correspondances. Mailo n'utilise pas ce que vous dites dans les e-mails ou les discussions, ni vos documents, photos, carnet d'adresses ou autres fichiers personnels pour vous envoyer des publicités ciblées, ni pour enrichir une base de données pouvant être commercialisée.
Pour assurer votre sécurité (antivirus et antispam) ou améliorer votre utilisation de la messagerie (filtrage du graymail), Mailo analyse automatiquement tous les e-mails. Ces traitements s'effectuent sur les serveurs de Mailo. Vous pouvez les désactiver dans les Options, à la rubrique Réception d'e-mails.
Contenus que vous partagez
Certains services Mailo, comme le disque virtuel ou l'agenda, vous permettent de partager vos données avec d'autres personnes. Ayez conscience que les personnes avec lesquelles vous partagez vos contenus peuvent dès lors utiliser, copier, enregistrer, transmettre et afficher ces contenus. Lorsque vous partagez des contenus publiquement, ils peuvent être indexés par des moteurs de recherche.
Sauvegarde ou export de vos contenus
Pour télécharger l'intégralité de vos contenus stockés sur Mailo (e-mails, contacts, agendas, notes, etc.) et les utiliser sur un autre service dans le cadre du droit à la portabilité, vous pouvez vous rendre dans les Options à la rubrique Export de données.
3. Les données de fonctionnement
Mailo génère automatiquement des données pour assurer le bon fonctionnement de ses services, les améliorer et les protéger.
Fichiers journaux
Pour administrer la plateforme et assurer son bon fonctionnement, Mailo enregistre des "fichiers journaux" susceptibles de contenir l'adresse IP de votre connexion ainsi que le type et la langue du navigateur que vous utilisez. Ces fichiers qui ne sont consultés qu'en cas de problème technique de fonctionnement et/ou de correction de dysfonctionnement sont conservés durant 1 mois puis supprimés automatiquement.
Tickets de fonctionnement
Pour surveiller et analyser l'activité de la plateforme et répondre à ses obligations légales, Mailo enregistre et stocke dans des tickets de fonctionnement un ensemble d'opérations réalisées sur un compte, par exemple les créations de compte, les créations d'alias, les achats de packs et les métadonnées de réception et envoi des e-mails. Ces informations sont conservées un minimum de 1 an.
Cookies
Pour rappel, les cookies sont des petits fichiers de données permettant de conserver des informations dans le navigateur. Ils sont déposés par les sites Internet pour identifier le navigateur et le suivre de page en page. Les sites Internet ne peuvent accéder qu'aux cookies déposés par eux-mêmes sur le navigateur.
Cookies de session
Pour le fonctionnement du service, et en particulier pour sa sécurité, Mailo utilise des cookies, nommés "cookies de session". Ces cookies contiennent uniquement un code temporaire permettant à Mailo d'identifier l'utilisateur durant sa session sur le service. Aucune trace de ce code n'est conservée par Mailo à la fin de la session.
Si l'utilisateur choisit d'être reconnu automatiquement à chaque retour sur Mailo, un autre cookie est déposé sur son navigateur à cette fin. Ce cookie contient un code qui n'est pas humainement interprétable.
Requêtes des autorités
Mailo peut être appelé à fournir des données aux autorités de police, gendarmerie et de justice dans un strict cadre légal avec l'autorisation d'un magistrat.
Sécurité des données
Mailo met en œuvre toutes les mesures de sécurité nécessaires au regard de la nature de vos données, afin de garantir leur sécurité et leur confidentialité et, notamment d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.
En particulier :
- la plupart des services Mailo sont chiffrés à l'aide de la technologie SSL ;
- Mailo procède à des audits internes sur la collecte, le stockage et le traitement des données afin d'empêcher tout accès non autorisé à ses systèmes ;
- l'accès aux données personnelles est strictement limité aux salariés chargés de la maintenance et de l'évolution de Mailo. Ces personnes sont soumises à de strictes obligations de confidentialité.
Conservation et suppression des données
Vos données personnelles sont conservées tout au long de la durée de vie de votre compte Mailo.
Lorsque vous supprimez vos contenus (messages, contacts, événements, fichiers), ces derniers sont définitivement supprimés des serveurs Mailo.
Mailo stocke et traite vos données personnelles et vos contenus sur des serveurs situés en France.
Responsable du traitement des données
Pour exercer vos droits ou pour toute question sur le traitement de vos données sur Mailo, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (DPO) à l'adresse contact@mailo-sc.com.
